Toimihenkilö- ja jaostohaku kaudelle 2023 aukeaa – lue tärkeimmät tärpit ja hae!

Haluatko olla mukana vaikuttamassa ja osallistumassa Luupin toimintaan? Toimihenkilö- ja jaostohaku aukeaa 28.12.2022 kello 8:00 ja jatkuu 8.1. kello 23:00 saakka. Luupin hallitus valitsee toimihenkilöt keskiviikkona 11.1.2023 kello 15:00 alkavassa hallituksen kokouksessa.

Toimihenkilöt (eli “toimarit”) ovat Luupissa hallituksen alaisia toimijoita, jotka tekevät pitkälti samoja hommia kuin hallituksen jäsenet. Niihin kuuluu oman toimialueen tehtävien lisäksi osallistuminen hallituksen kokouksiin ja toimiston päivystykseen. He saavat samat edut kuin hallitus (esim. kulkuoikeus Pii-Klubille ja pääsy jonon ohi Kolmioille), mutta eivät kanna yhtä suurta vastuuta yhdistyksen toiminnasta kuin varsinainen hallitus. Jaostolaisena pääset mukaan toimintaan toimihenkilöä pienemmällä vastuu- ja työmäärällä, mutta myös edut ovat pienemmät.

Oman vastuualueen vastuiden / etujen lisäksi yleisesti kaikilla toimihenkilöillä:

Toimihenkilöiden vastuut

• Toimistolla päivystäminen päivystyskiintiön verran vuodessa (kuluvana vuonna 15h). Jos et pääse päivystämään, tunteja voi korvata esimerkiksi osallistumalla siivouspäiviin.
• Luupin tapahtumissa siivoaminen ja päivystäminen tarvittaessa
• Osallistuminen hallituksen kokouksiin silloin, kun siellä käsitellään oman toimialueen asiaa

Toimihenkilöiden edut

• Kulkulätkä ja pääsy Pii-Klubille (tietyillä rajoituksilla)
• Pääsy jonon ohi (+1 avec) sekä juomalippuja Kolmioilla
• Hallituksen virkistäytymistapahtumat (esim. hatomökki)
• Opintopisteitä (2 op / vuosi toimarina, vaatii esseen kirjoittamisen)
• Oma ilmoittautumiskiintiö pikkujouluille
• Mahdollisuus edustaa Luuppia muiden järjestöjen vuosijuhlilla (Luuppi korvaa osan kuluista)
• Hauskaa tekemistä vuodeksi ja mahdollisuus oppia uusia taitoja järjestötoiminnan myötä!

Koska Luupilla on toimintaa ja toimihenkilöitä, ihan jokaiseen pestiin ei valitettavasti voida valita erillistä henkilöä. Niinpä tänä vuonna pestit on päätetty jakaa pääasiallisiin ja sivutoimisiin, ajatuksella että osa pääasiallisissa pesteissä toimista ottaa lisäksi sivutoimisen pestin. Osa sivutoimisista pesteistä on työmäärältään pääasiallisia pienempiä ja loput saa hyvin integroitua osaksi sopivaa pääasiallista pestiä. Tavoitetilassa valitsemme 24 toimihenkilöä pääpestien jakautuessa seuraavasti: Tapahtumavastaava (4), yritysvastaava (4), tuutorivastaava (3), viestintävastaava (2), WWW/IT -vastaava (3), toimitilavastaava (2), vuosijuhlakoordinaattori (1),  kopovastaava (2),  kolmiotoimihenkilö (1), toimistovastaava (1) sekä logistiikkavastaava (1). Tämän lisäksi toimihenkilöhaussa on mukana yhteensä kahdeksan sivutoimista pestiä ja auki on myös jaostohaku WWW/IT-, toimitila- ja tapahtumatiimeihin sekä kestävän kehityksen projektiin.

Monelle on varmasti epäselvää se mitä kukin edellä mainituista tehtävistä oikeasti pitää sisällään, ja tämän takia olemme keränneet esittelyjä eri tehtävistä, jotta halukkaiden ei tarvitse aivan sikaa säkissä ottaa.

Pääasialliset

Tapahtumatiimi

Tapahtumatiimi on Luupin jäsenistölle yksi näkyvimmistä toimijoista. Olivat kysessä sitten Luupin kolmioetkot, sitsit, metsäretki tai pikkujoulut, useammin kuin ei on tapahtumatiimi ollut asialla. Näitä kaikkia ja monia muita tapahtumia pääsetkin tapahtumatiimin jäsenenä järjestämään.

Tulevana vuonna tapahtumatiimi tulee koostumaan hallituksen tapahtumavastaavasta, tapahtumatoimihenkilöistä sekä tapahtumajaostosta. Paikkoja tapahtumatoimihenkilöille on alustavasti avoinna neljä, tapahtumajaosto koostetaan hakemusmäärä ja hakemukset huomioon ottaen hallituksen harkinnan mukaan. Tapahtumajaostoon on mahdollista hakea mukaan vain kevätkaudeksi tai suoraan koko vuoden ajaksi. Syksylle järjestetään myös erillinen tapahtumajaoston haku.

Toiveina tiimin koostamisessa on, että yksi tapahtumatoimihenkilö ottaisi sivutoimiseksi pestikseen liikuntavastaavan toimen toimien kuitenkin myös osana tapahtumatiimiä linkkinä liikuntatapahtumien ja muiden tapahtumien välillä sekä oman jaksamisensa mukaan mukana muiden tapahtumien järjestämisessä. Tässä yhteydessä sivutoiminen pesti on hieman harhaanjohtava termi, liikuntavastaavan muita vastuita tiimin sisällä mukautettaisiin tarpeen mukaan. Liikuntavastaavan tehtävänä on hoitaa Luupin liikuntavuoroa sekä yksittäisiä liikuntatapahtumia. Liikuntavastaavalla on ollut perinteisesti kohtalaisen vapaat kädet toiminnan toteuttamisen suhteen, joten oma-aloitteisuutta esimerkiksi lajikokeilujen järjestämisen suhteen vaaditaan. Liikuntavastaavan lisäksi hyvin tapahtumatiimissä toimimisen kanssa yhteensopivia lisäpestejä on esimerkiksi alumnivastaava, mikä liittäisi alumnitoiminnan tiiviimmäksi osaksi muita tapahtumia.

Tapahtumatiimin toiminnan keskeisenä osana on luoda ja toteuttaa erilaisia tapahtumia, joista osa on toimintasuunnitelman perinteeksi muodostuneita tapahtumia, mutta myös uusia tapahtumia pääsee ideoimaan ja toteuttamaan. Tapahtumatiimiläisen on mahdollista osallistua myös kulttuuri- ja ulkosuhdetapahtumien järjestämiseen oman kiinnostuksen mukaan. Toimenkuva sisältää tapahtumien suunnittelua, järjestämistä ja valvontaa sekä tiimityöskentelyä, tiimin kokouksiin osallitumita ja etenkin toimihenkilön pestissä vastuunkantoa. Tiimin kokouksissa tulee aina olemaan vähintään etäosallistumismahdollisuus ja kokouksia voidaan pitää myös täysin etätoteutuksena tiimin toiveet huomioon ottaen.

Tapahtumatoimihenkilöllä on tapahtumajaostolaista enemmän vastuuta, mutta myös edut ovat suuremmat. Jaostolaisen ei tarvitse ottaa päävastuuta tapahtumista vaan jaostolaisten työtehtävät keskittyvät enemmän pääjärjestäjien auttamiseen. Suunnitteluun ja ideointiin pääsee osallistumaan myös jaostosta käsin halutessaan. Tapahtumatiimin kaikilta jäseniltä toivotaan vastuullisuutta ja luotettavuutt ja toimihenkilöiltä toivotaan halukkuutta hakea rinnakkaiseen pestiin kuten yllä mainittu liikuntavastaava tai alumnivastaava. Myös muita pestejä on mahdollista tehdä rinnakkain tapahtuman kanssa, mutta välttämätöntä rinnakkaisen pestin ottaminen ei ole etenkin, koska tapahtumasektorilla toiminen voi viedä ajoittain runsaastikin vapaa-aikaa. Mikäli tapahtumien järjestäminen kiinnostaa, mutta elämäntilanteesi ei ole suotuinen paljon aikaa vievälle pestille, tapahtumajaosto on hyvä vaihtoehto.

Kumpaan tahansa tapahtumatiimin pestiin hakiessa aiemmasta kokemuksesta ja osaamisesta on tietysti hyötyä, mutta emme odota hakijoiden olevan valmiita tekijöitä vaan pestiin saa kattavan perehdytyksen ja mukaan voi hyvin lähteä uutenakin toimijana.

Tuutorivastaava ja kansainvälinen vastaava

Tuutori- sekä kansainvälisenä toimihenkilönä pääset organisoimaan Luupin tuutoreita ja järjestämään tapahtumia keväällä tuutoreille, sekä syksyllä fukseille!! Tuutorivastaavien tiimi tulee alustavasti rakentumaan hallituksen tuutorivastaavasta sekä kolmesta toimihenkilöstä, joista ainakin yksi on myös KV-vastaava.

Tehtävinä tuutori- ja KV toimihenkilöillä on muun muassa käydä tulevat tuutoriehdokkaat läpi sekä kouluttaa heidät parhaimmiksi mahdollisiksi tuutoreiksi. Kansainvälisenä vastaavana pääset myös tutustumaan vaihto-opiskelijoihin ja kartuttamaan kielitaitoa toiminnan ohessa. Mikä onkaan parempi tapa päästä tutustumaan muihin kulttuureihin poistumatta ihanasta Tampereen kaupungista. 

Aikaisempi kokemus tuutoroinnista on iso etu, mutta ei pakollinen.

Viestintä ja LuuppiSanomat

Oletko diginatiivi, TikTokkaava ja älypuhelin kourassa syntynyt zoomer-fuksi? Tai oletko visuaalisesti lahjakas vanhempi opiskelija, joka haluaa piirtää söpöjä kissakuvia viikkotiedotteiden liitteeksi? Kenties olet vain kiinnostunut Luupin sisäisen ja ulkoisen viestinnän kehittämisestä aikana, jolloin järjestömme toiminta muuttuu kovinta vauhtia koskaan.  Hae tällöin viestintätiimiin, joka koostuu hallituksen viestintävastaavasta sekä alustavasti kahdesta viestintätoimarista! .

Viestintätiimin huolehtii yleisellä tasolla Luupin viestinnästä. Sen vastuulla on mm. Luupin sähköpostilistat. LOOP-listalle laitetaan juttuja esimerkiksi tapahtumista ja yhteistyökumppaneilta, FREELOOPille taas suureksi osaksi uuden viikkotiedotteen muodossa vapaampia settejä. Listojen tavoitteena on tarjota informaatiota, joka on luuppilaisia kiinnostavaa ja hyödyttävää.Facebookiin ja Instagramiin julkaistaan myös ajankohtaisia asioita, hypemateriaalia tulevista tapahtumista, sekä muuta Luuppiin ja sen tapahtumiin liittyvää. Telegram toimii tiedotuskanavana, jonne postataan ajankohtaisuuksia lyhyesti ja ytimekkäästi. Lisäksi huhuja liikkuu Luupin TikTok-käyttäjän luomisesta ensi vuodelle.

LuuppiSanomien päävastuuhenkilönä on luonnollisesti päätoimittaja, joka on tänä vuonna hallituksen viestintävastaava. Päätoimittajan avuksi haetaan alustavasti yksi LuuppiSanomien toimittaja. Toimittajuus ei ole itsessään kovin aikaavievää, joten sitä suositellaan sivupestiksi viestintävastaavaksi hakevalle. LuuppiSanomien toimitus – itse tai muilta kirjoittajilta keräten – julkaisee muuta tiedotusta pidempiä juttuja ajankohtaisista ja luuppilaisia kiinnostavista aiheista. Säännöllisiä juttusarjoja ovat esimerkiksi Tähtiluuppilainen ja koulutuspoliittisen vastaavan kirjoittamat Kopokatsaukset.

Luupin kokoisessa järjestössä olennaista viestintätiimin työskentelyssä on yhteistyö muiden vastuualueiden (erityisesti tapahtumatiimin) kanssa, joten tässä pestissä pääsee hyvin tutustumaan Luupin toiminnan eri osa-alueisiin. Hakijoiden aikaisempi kokemus järjestötason some / viestintähommista katsotaan tietysti eduksi, mutta luovuus, kielelliset tai visuaaliset taidot, sekä oma-aloitteisuus ja rohkeus keksiä uutta materiaalia viestintäkanaville on homman ydin. Hyvä englannin kielen taito on myös plussaa!

Viestintävastaavia haetaan alustavasti kaksi. Viestintävastaavan pesti itsessään ei ole kovin työläs, joten siihen hakevien suositellaan myös harkitsevan 1-2 sivupestiä, joita yhdistää tähän rooliin. Näistä hyviä esimerkkejä ovat grafiikkavastaavan ja LuuppiSanomien toimittajan roolit.

WWW/IT

Etsitään pelotonta vieraan koodin viidakossa selviävää Linux-henkistä henkilöä. Komentoriviä kaihtavan kannattaa miettiä toista kertaa tähän hommaan hakemista, sillä ssh-yhteydet tulevat tutuksi Wanhan ja Uuden verkkosivuston kanssa. WWW/IT-tiimi tulee hallituksen vastaavan lisäksi koostumaan alustavasti kolmesta toimihenkilöstä sekä jaostosta.

Oleellisia taikatermejä Luupin WWW/IT ylläpidossa:

PHP

Python

PostgreSQL & MySQL

JavaScript

Mailman

GitLab

Docker

WordPress

Näitä kaikkia ei tietysti tarvitse heti osata, mutta on eduksi, jos listalta löytyy myös tuttuja termejä. Oma kannettava on hyvä olla, sillä koodia voi päästä tekemään myös kotisohvan turvan ulkopuolella. Motivaatio ja tekemisen meininki vie pitkälle.

Toimitila

Toimitilatiimi tulee alustavasti koostumaan hallituksen vastaavan lisäksi kahdesta toimihenkilöstä sekä jaostosta.

Toimitilavastaavat toimivat erilaisissa Pii-Klubin ylläpitoa ja kehittämistä edistävissä tehtävissä. Näihin voi kuulua esimerkiksi tilan markkinointia, siivousta ja ylläpitoa sekä vuokraajien kanssa viestintää. Hakijan ei kannata säikähtää, jos tämä kuulostaa paljolta tai vain osa työstä kiinnostaa, sillä toimitilatiimin on mahdollista keskenään järjestäytyä kaikkien kiinnostuksen kohteita tukevalla tavalla. Jo hakemuksessa kannattaakin ilmaista omat erityiset mielenkiinnon kohteet. 

Koulutuspolitiikka

Luupin koulutuspoliittiset vastaavat toimivat luuppilaisten edunvalvojina esimerkiksi toimimalla yliopiston erilaisissa työryhmissä. Tässä pestissä motivaatio ja kärsivällisyys ovat suureksi avuksi, esimerkiksi opiskelijoiden ongelmiin vastatessa. Pesti on kuitenkin hyvin palkitseva, ja siinä pääset vaikuttamaan konkreettisesti yliopiston toimintaan positiivisella tavalla. Pääset myös tutustumaan yliopiston henkilökuntaan ja työskentelemään yhdessä heidän kanssaan.

Kopotiimi muodostuu ensi vuonna alustavasti hallituksen vastaavasta sekä kahdesta toimihenkilöstä.

Yritys

Yritystiimillä on aina ollut tärkeä rooli Luuppi ry:n varainhankinnan puolella, jotta pystymme tarjoamaan edullisia tapahtumia ja etuja. Lisäksi meillä tärkeä rooli tarjota tietoa tulevaisuuden työmahdollisuuksista tiedotuksen ja yritysvierailuiden avulla. Yritystoimijana pääsee tekemään sopimuksia, järjestämään yritystapahtumia, markkinoimaan Luuppia kiinnostaville yrityksille sekä tapaamaan paikallisten yritysten henkilöitä. Yritystoimijana suurin aika menee sähköpostin kanssa, mikä mahdollistaa joustavat ajat toimia. Koska työ on melko vapaata, täytyy yritystoimijan olla aktiivinen, oma-aloitteinen ja ennen kaikkea vastuullinen tekijä. Sopimusten uusiminen tai tapahtuman järjestäminen on välillä aikaa vievää, joten yritystoimijalta vaaditaan myös kärsivällisyyttä ja malttia. Kokonaisuudessa ensi vuodelle etsitään alustavasti neljää toimihenkilöä, lisäksi yritystiimi myös keskuudestaan kaksi haalarivastaavaa, jotka vastaavat kaikesta haalareiden hankkimiseen liittyvistä asioista.

Kolmio

Kolmioiden osalta Luupin päävastuu on laskutuksen ja raha-asioiden hoitaminen. Niiden lisäksi erilaisia pieniä tehtäviä ilmaantuu aina matkan varrelle ja niiden jakamisen Kolmiotiimi hoitaa yhdessä. Luupin vastaavat saavat päättää vapaasti yhdessä keskinäisen työnjaon ja muuttaa sitä vuoden aikana halutessaan. Kolmiotiimin kesken päätetään myös Kolmioiden verkkosivujen toteutuksesta. Laskutus, tulojen ja menojen jakaminen Staabin ja Indecsin kanssa sekä viestintä ravintolan suuntaan ovat kuukausittain työllistäviä asioita, kun taas tulevien bileiden suunnittelu ja viestintä Kolmiotiimin kesken vaativat vastaavilta vaihtelevan määrän aikaa viikkokohtaisesti. Kolmioilla tapahtumailtana tiimi saapuu paikalle etukäteen esimerkiksi laittamaan koristeita ja paikkoja kuntoon sekä varmistamaan kaiken sujuvan mahdollisimman mutkattomasti illan aikana. Myös haalarimerkkien jakaminen on Kolmiotoimihenkilöiden vastuulla kiertävin vuoroin. Kokemusta pestiin ei juurikaan vaadita, sillä kaiken tarpeellisen oppii tekemällä, mutta motivaatiota ja aktiivisuutta tarvitaan. Kolmiotiimiin etsitään Luupilta yhtä toimihenkilöä toimimaan yhdessä hallituksen vastaavan kanssa osana tiimiä.

Toimistovastaava

Toimistovastaavan kontolla on toimiston yleisestä siisteydestä ja järjestyksestä huolehtiminen. Jokainen toimihenkilö on vastuussa toimiston järjestyksestä, joten vastaavan ei tarvitse ottaa liikaa stressiä siitä, että kaikki jäisi vain hänen tehtäväkseen. Toimiston Pii-Klubille muuton myötä toimistovastaava saa auttaa myös järjestyksen luomisessa uuteen toimistoon ja uuden tilan myötä toimenkuvan sisältöön pääsee myös vaikuttamaan helposti. Haussa on yksi toimistovastaava, mutta yksin ei silti tarvitse toimia, sillä toimistovastaava tulee tekemään yhteistyötä esimerkiksi toimitilatiimin kanssa.

Vuosijuhlakoordinaattori

Luupin 55. vuosijuhlat häämöttävät jo tulevaisuudessa, ja tapahtuman järjestelyt pitääkin aloittaa piakkoin. Näin suuri ja arvokas juhla ansaitsee oman vastuuhenkilön, joten tulemme valitsemaan toimihenkilöksi alustavasti yhden vuosijuhlakoordinaattorin. Vuosijuhlakoordinaattorin tehtäviin kuuluu koota oma tiimi vuosijuhlien järjestämiseen sekä koordinoida vuosijuhlien järjestelyitä ja tiimiä aina päätapahtuman (2024) järjestämiseen asti.

Logistiikkavastaava

Logistiikka on yksi vastuullisimmista tehtävistä, sillä logistiikkavastaava pääsee tekemään hankintoja Luupin puolesta. Tämän lisäksi logistiikkavastaava on vastuussa siitä, että toimistolla on kahvia ja muita jäsenistölle tarjottuja tuotteita sekä auttaa tarpeen mukaan tapahtumiin liittyvässä roudaamisessa. Täten jatkuva keskustelu muiden tiimien kanssa on tärkeää. Viikottainen työmäärä vaihtelee paljon, mutta esimerkiksi sitsien aikaan on aina kiire. Logistiikkavastaavalle on perinteisesti maksettu kilometrikorvaukset verohallinnon virallisen korvausten mukaan, koska ajoa tulee epäsäännöllisen säännöllisesti. Tässä pestissä tarvitaan autoa. Logistiikkavastaavia valitaan alustavasti yksi.

Sivutoimiset pestit

Sivutoimisista pesteistä kansainvälinen vastaava eli KV-vastaava on esitelty yllä tuutorivastaavan pestin yhteydessä, LuuppiSanomien toimittaja viestintävastaavan pestin yhteydessä ja liikuntavastaava tapahtumavastaavan yhteydessä näiden pestien tiiviin yhteyden vuoksi.

Grafiikkavastaava vastaa Luupin tarvitsemista grafiikoista tapahtumiin, viestintään ja muuhun liittyen. Tätä sivutoimista pestiä suositellaan viestintävastaavan yhteyteen.

Excuvastaava on vastuussa ulkomaan excursion järjestämisestä.

Alumnivastaavan tehtävänä on järjestää ja kehittää Luupin alumneille erilaisia tapahtumia, kuten esimerkiksi alumnien saunailta. Alumnivastaava voisi sopia hyvin tapahtumatoimihenkilön toimen yhteyteen.

TEK-yhdyshenkilö on vastuussa yhteistyöstä ja viestinnästä TEKin kanssa.

ML-yhdyshenkilö on vastuussa yhteistyöstä ja viestinnästä MLn kanssa.

Taloustoimihenkilö avustaa rahastonhoitajaa erinäköisissä talousasioissa, esimerkiksi tiimien rahaliikenteen pyörittämisessä.

Jaostot

Jaostoja on tänä vuonna tapahtuma-, toimitila-, www/it-, vuosijuhla- sekä kestävän kehityksen jaostot. Jaostoista vuosijuhlajaosto valitaan myöhemmin alkukeväästä, mutta muut tullaan valitsemaan 11.1.2023 kokouksessa.

Jaostolaisen rooli ja vastuut eroavat toimihenkilöstä siten, ettei jaostolaisella ole velvollisuutta olla mukana luupin muun toiminnan ylläpitämisessä, kuten toimiston päivystämisessä ja ylläpitämisessä, eikä jaostolaisella on päävastuuta kyseisen tiimin toiminnasta. Jaostolaisena pääsee kuitenkin tekemään paljon oman tiiminsä sisällä. Tehtävät vaihtelevat paljon jaostosta riippuen. Tapahtuma-, toimitila-, sekä www/it-hommista voi lukea ylempää toimihenkilökuvauksista, sillä niissä esitellään paljon yleisesti mitä tehtävät sisältävät ja millaisista taidoista voi olla hyötyä. 

Vuosijuhlajaosto valitaan myöhemmin vuosijuhlakoordinaattorin toimesta, joten se tullaan esittelemään paremmin myöhemmin. Vuosijuhlajaosto kuitenkin nimensä mukaisesti suunnittelee ja alkaa toteuttamaan keväällä 2024 tapahtuvia vuosijuhlia. Vuosijuhlajaoston vastuu jatkuu vuosijuhliin asti 

Kestävän kehityksen jaosto

Kestävän kehityksen jaoston tehtävänä on innovoida ja parantaa Luupin nykyistä toimintaa kestävämmän kehityksen mukaisesti, eli luomaan mm. ekologisempaa ja paremman jatkuvuuden toimintaa. Jaoston toiminta keskittyy tapaamisiin, jossa käydään pienissä osissa läpi järjestön nykyistä toimintaa, sekä mietitään parempia ratkaisuja. Yhtenä tavoitteena on myös luoda kestävän kehityksen suunnitelma jota toteutetaan jaoston toiminnan päättymisen jälkeen.